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你的阻力或者助力:利害关係人

2020-06-18 652评论

  你的阻力或者助力:利害关係人

  最近想起一件很多年前的故事。

  公司的行销单位决定在年底以前推一个促销活动,以提升新产品的知名度。这算是当年度行销单位的重头戏,他们几个月前就开始和业务单位密切地开会和沟通,并且针对门市的业务同仁办了一系列的教育训练课程,希望所有的业务同仁都知道这个活动的各项细节;同时他们也必须取得总公司的同意,因为这个促销方案会让产品的毛利率下降,某种程度上和总公司认为「会购买这项产品的消费者应该对促销比较不敏感」的定位略有违背;最后,这个促销计画必须投入一定的广告预算在电视上打广告。我们当年度的获利达成率其实有一点点危险,大概从九月份以后,几乎每一次的主管会议都会谈到这个KPI,我还记得那时大家的压力都有一点点大。

  终于所有的细节都谈妥了,行销单位上了签呈,要花掉公司几千万的预算在媒体上打广告。结果签呈到了财务长那里,他不签字。

  行销部协理有一点错愕,「拜託,我们为这个专案都已经搞了几个月了,连总经理都支持这个计画,财务长怎幺可以不签字?」所以这个案子就来到了经营管理会议上讨论。

  财务长开口问了:「你们一口气要花掉公司几千万,请问有谁先让我知道吗?」不是效益分析的问题,因为现在所有的数字分析都摆在桌上了,但财务长就是不签字。

  然后业务行销副总只好看看公司的总经理。但谁都知道在我们公司,财务长的直属主管是远在欧洲的总公司财务长。停了几秒钟以后,台湾的总经理开口教训起行销部协理来了:「我想这就是行销单位的错了...」

  我在这些年学会了很多经验和教训,其中有一个对我来说很重要的是:「对于你的工作,公司里的其他单位主管大概都帮不上忙,但是要扯你的后腿,他们可是绝对做得到!」

  很多人对于组织里的政治斗争都有一肚子埋怨,觉得自己在努力工作之余,还必须应付其他单位里的人的暗箭,一个不小心就会伤痕累累。

  但大部分的时候我倒是没有这幺悲观。在组织里,确实就是每一个人的角度和利益都不一样,而且每一个人都会从自己的角度或是自己的利益去思考问题,只要没有恶劣到「为了个人利益而牺牲团队利益」,我认为都是无可厚非的事情。甚至于,我的观察是,很多人口中所谓的办公室政治,只不过是不同单位从各自的角度去思考问题的结果,压根儿就不是什幺派系斗争或是政治倾轧。我还记得在那一天的经营管理会议后,行销部协理和我在外面一起吃午餐,他批评起公司的财务长,认为自己「被财务长摆了一道」。不过我比较好奇的反而是,你要花掉公司几千万新台币,怎幺会觉得不需要先让财务长知道?

  Stakeholder,翻成中文叫做「利害关係人」,也就是在这件事情上有关係的人,可能是你的老闆、上游供应商、下游厂商、终端客户、其他部门的主管或同仁、甚至是你以为根本就不相干的人。只要他会影响到这件事情,都可以被列为利害关係人,对你的工作造成或多或少的冲击。

  同样是很多年以前的往事,我们公司那时有三个产品业务部门,分别有主管负责各自的产品销售。有一次,公司新上任的产品部门主管找我讨论奖金制度的问题,因为我们公司只有一套业务奖金制度,所以我就邀请了三位主管一起来开会。在会议中,新上任的主管侃侃而谈他认为业绩务奖金应该如何设计才能激励业务同仁更加努力,另外二位主管则从头到尾一句话都不说。会议结束以后,新上任的主管先离开会议室,而其他二位主管则留下来告诉我:他们从头到尾都不同意刚刚那一位主管的意见。

  我听完以后相当讶异:「那你们为什幺一句话都不讲?」

  结果他们二个人回答我说:「那只是他个人的意见,现在公司又不是真的要修改奖金制度,我们干嘛发表意见来和他作对?只不过我们觉得我们应该要让你知道,我们对现行的业务奖金办法很满意,也不会支持修改奖金办法...」

你的阻力或者助力:利害关係人 複数利害关係人

  这常常是你在面对很多利害关係人的时候会遇到的挑战,他们之间的利益并不一样,你没有办法讨好所有的人,所以你只能试着弄清楚这是怎幺一回事,然后从中间找出一个可行的解决对策。但一个不小心,某人就可能会因为你的结论和他的期望不同、或是侵害了他的利益、或者只是不高兴你不够尊重他,然后就在这个过程中处处找你麻烦,让你的工作寸步难行。

  另外一个我从朋友那里听来的故事是这样的,他是一家新创公司的HR主管,正在研拟公司的出差办法。其实大部分HR的做法都类似,拿了别家公司的出差办法修修改改就变成自家的版本,因为总经理指示要请几位经常在海外奔走的主管提供一些建议,HR于是就把草案会办这些主管。

  其中海外业务主管询问了「能否知道其他相同产业公司的出差日支费等相关数字作为参考依据」,所以HR主管请同仁拨打电话给同业,问了一轮以后整理了表格,详列各家公司出差办法中关于日支费、住宿等级、机位等相关数字。回覆给该业务单位主管。对方还是不满意,又针对其他条文提出了其他问题,结果签呈就这样来来回回数次之多。

  后来另外一位后勤主管看不下去,私下暗示HR主管「应该体恤海外业务主管频繁出差的辛劳,规定公司主管出差时可以搭乘商务舱」。结果这个条文一修,海外业务主管马上签字同意。

  十之八九,在工作场合遇到这些事情,真的会有一点沮丧,认为别人是吃饱太闲故意找碴吧!但是如果你先预设这当中的人都没有恶意(以我的经验,光这一点就很难)的话,组织里的这些那些人,很多时候只是在捍卫自己的观点或是自己的立场罢了。

  而,如果你愿意先这样相信,你就会发现,大部分的利害关係人其实都有一个期望,从积极面出发,你能不能听出他们的期望,然后分析这些事情以后做出正确的判断?从消极面思考,纵使你不可能满足所有人的期望,有时候透过有效的沟通,也可以拉拢很多原本意见和你不同的人,化解那些站在你对面的势力,让你的工作得以顺利推展。